L’organizzazione di un evento, sia esso un raffinato matrimonio o un meeting aziendale di alto profilo, richiede la cura meticolosa di ogni dettaglio per garantirne il successo. Tra gli elementi cruciali che influenzano l’atmosfera e la soddisfazione degli ospiti, l’allestimento e la gestione del servizio bar rivestono un’importanza fondamentale.
Non si tratta semplicemente di somministrare bevande, ma di creare un punto focale di socializzazione e piacere, capace di riflettere lo stile e il prestigio dell’occasione. La competenza nell’affrontare questa sfida è ciò che distingue un evento memorabile da un semplice incontro. Per assicurare un servizio di qualità e impeccabile efficienza, è indispensabile conoscere le fasi di pianificazione, dalla scelta delle attrezzature fino alla gestione operativa.
Spesso, il primo passo per un’organizzazione esterna è rappresentato dal noleggio di un bancone bar a Milano, o in qualsiasi altra località, selezionando la struttura più idonea a livello estetico e funzionale. Questo articolo intende fornire una guida completa su come organizzare bar durante un evento privato o aziendale, trasformando l’angolo drink in un vero e proprio asset dell’ospitalità.
Pianificare il bar eventi: da dove iniziare
La riuscita del servizio bar anche in un evento privato come un matrimonio è intrinsecamente legata a una pianificazione preliminare accurata. La prima mossa consiste nell’analizzare la tipologia di evento in programma: un cocktail party aziendale richiede un approccio diverso rispetto a un buffet nuziale.
È essenziale stimare con precisione il numero di ospiti attesi e la durata complessiva dell’evento, parametri che influenzeranno direttamente la quantità di bevande e personale necessario.
Un altro aspetto cruciale è la definizione del budget complessivo destinato al servizio bar. Tale vincolo economico orienterà le decisioni relative alla selezione delle materie prime e del personale.
Infine, si deve ponderare la scelta tra un servizio completo con barman professionisti e una vasta selezione di cocktail o, in alternativa, un’opzione self-service più snella, magari focalizzata su birre, vini e bevande analcoliche, adatta a contesti più informali o con risorse limitate.
Noleggio banconi bar: scegliere la soluzione giusta per il tuo evento
Il bancone bar non è un semplice tavolo di appoggio; è il palcoscenico su cui si svolge l’azione e un elemento di design che contribuisce all’atmosfera. Optare per il noleggio banconi bar si rivela spesso la soluzione più pratica ed economicamente vantaggiosa, specialmente per chi non gestisce eventi con cadenza regolare.
Le tipologie di banconi a noleggio sono svariate, per assecondare ogni esigenza estetica: si va dai modelli modulari, che permettono di adattare le dimensioni al layout dello spazio, a quelli luminosi a LED, ideali per creare un effetto scenografico e moderno.
Esistono inoltre banconi tematici (ad esempio in stile vintage, industriale o total white), che si integrano perfettamente con il concept dell’evento. La scelta del materiale e dello stile deve essere in armonia con l’ambiente circostante.
Si opta per il noleggio quando la logistica interna non permette l’uso di strutture fisse o quando si desidera una flessibilità di allestimento per eventi site-specific.
Cosa non può mancare nel tuo bar per eventi
Un bar ben allestito per eventi necessita di un equipaggiamento completo per garantire l’efficienza del servizio. La lista attrezzature fondamentali comprende un’adeguata scorta di bicchieri (suddivisi per tipologia: tumbler, flûte, ma anche calici da vino, shot), shaker e attrezzi professionali per la mixology (misurini, strainer, bar spoon).
Sono indispensabili anche i refrigeratori per mantenere le bevande alla giusta temperatura e una quantità abbondante di ghiaccio, elemento spesso sottovalutato ma cruciale. Non bisogna dimenticare il tovagliato e gli accessori per il back bar, come panni, taglieri e jigger.
L’attenzione ai dettagli si manifesta anche attraverso l’uso di decorazioni e un sistema di illuminazione studiato per valorizzare l’area e i prodotti. Infine, un menu drinks ben leggibile e visibile facilita la scelta degli ospiti e velocizza il servizio, con una chiara indicazione degli alcolici e degli analcolici disponibili.
Come calcolare quantità di bevande e personale necessario
Una corretta stima dei consumi è la chiave per evitare sprechi o, peggio, un’interruzione del servizio. Si applica generalmente una formula per stimare consumi basata sul numero di ospiti e sulla durata dell’evento: in media, si considerano dalle 1.5 alle 3-4 bevande a persona per la prima ora, e 1-2 bevande per ogni ora successiva, a seconda del contesto.
Le proporzioni alcolici/analcolici suggeriscono un equilibrio: una stima diffusa consiglia circa il 30% di superalcolici, il 30% di vino, il 15% di birra e il 25% di bevande analcoliche, ma queste percentuali devono essere adattate al target dell’evento.
Per quanto riguarda il personale necessario, il numero baristi ottimale varia a seconda della complessità del menu e del volume atteso.
Per un servizio cocktail veloce ed efficiente, un rapporto di un barista ogni 50-70 ospiti è un buon punto di partenza, ma in presenza di cocktail elaborati o eventi di breve durata e alta intensità, il rapporto può scendere a un barista ogni 40-50 persone. Prevedere personale di supporto per il rifornimento e la pulizia è altrettanto fondamentale.
Allestimento bar: disposizione strategica e layout vincente
La funzionalità del bar dipende fortemente dalla sua disposizione strategica all’interno dell’area evento. Il posizionamento deve essere in un punto visibile e facilmente accessibile agli ospiti, evitando strozzature o intralci ai flussi di circolazione principali.
Un layout vincente prevede la separazione tra le zone di preparazione e quelle di servizio: la zona di preparazione, più nascosta, dovrebbe contenere le scorte di alcolici, bicchieri e ghiaccio, mentre la zona di servizio, esposta, ospita il bancone e le decorazioni.
È cruciale garantire flussi di servizio chiari, con un percorso d’accesso e uno d’uscita distinti per minimizzare le code e velocizzare l’erogazione. L’altezza del bancone e l’illuminazione devono contribuire a creare un ambiente invitante e professionale.
L’ottimizzazione dello spazio permette al personale di muoversi con agilità, fattore che incide direttamente sulla rapidità del servizio e sulla percezione di professionalità.
Gestire il servizio bar durante l’evento senza intoppi
Una volta completato l’allestimento, la gestione operativa del servizio richiede attenzione costante. Il timing di apertura del bar deve essere sincronizzato con l’arrivo degli ospiti, in genere all’inizio dell’aperitivo o della cena.
Durante l’evento, è fondamentale monitorare costantemente le scorte per garantire i rifornimenti tempestivi di bevande, ghiaccio e mise en place. La gestione code si attua attraverso un’organizzazione ottimale del layout e una corretta previsione del personale.
Il coordinamento con il catering è vitale: il personale di sala e i barman devono lavorare in sincrono per offrire un’esperienza fluida, specialmente nei momenti di transizione tra le diverse fasi dell’evento.
La fase finale, lo smontaggio, deve essere rapida e discreta, spesso gestita immediatamente dopo la chiusura del servizio. L’organizzazione si preoccupa del recupero delle attrezzature a noleggio e della pulizia dell’area, lasciando la location in condizioni perfette.